让我们先重温一下档案检索的过程。它一般可以分为档案的存贮过程和档案的检出过程。其中“存贮”是“检出”的基础；“检出”则是“存贮”的体现。档案存贮过程主要通过对档案信息的著录、标引手段建立档案检索系统；档案的检岀过程则根据用户的检索提问，通过目录、索引等检索具，从档案检索系统中检岀相关档案信息。

由于从事档案存贮的人员和从事档案检岀的人员不大可能进行直接的思想交流，并且由于思想方法上的差异、掌握知识面上的差异、语言表达方式上的差异等因素的存在，标引人员和查寻人员对同一份文件的分析、理解也会存在不同。因此，往往造成存贮档案与检出档案所依据的规则不一致，最终导致存入的档案检不出来。